Dispoziția M.A.I. nr. 105/2026 stabilește criteriile după care sunt identificate și evaluate documentele care trebuie păstrate permanent în Fondul Arhivistic Național. Scopul este protejarea documentelor cu valoare istorică, administrativă și culturală. Noile reguli oferă un mod unitar de selecție pentru toate instituțiile și organizațiile care creează arhive.
Actul se adresează în principal instituțiilor publice, organizațiilor și altor entități care gestionează documente cu valoare arhivistică. Evaluarea începe cu analiza activității organizației, a rolului său în societate și a impactului pe care îl are la nivel local, regional sau național. Sunt luate în considerare și vechimea instituției, domeniul de activitate și importanța deciziilor pe care le adoptă.
Documentele sunt analizate apoi în funcție de conținutul și utilitatea lor pe termen lung. Vor fi păstrate cele care oferă informații importante despre activitatea organizației, despre procesul decizional sau despre evenimente relevante. De asemenea, sunt preferate documentele unice, complete și ușor de utilizat, evitându-se păstrarea inutilă a copiilor atunci când există un exemplar original.
Un alt criteriu important este valoarea intrinsecă a documentelor. Sunt avute în vedere originalele care au o importanță istorică, juridică, artistică sau simbolică. De exemplu, pot fi păstrate permanent acte de înființare ale unor instituții, documente semnate de personalități, fotografii rare sau materiale care ilustrează momente importante din istoria unei organizații ori a societății.
Pentru instituțiile și organizațiile care administrează arhive, noile criterii înseamnă o selecție mai clară și mai uniformă a documentelor ce trebuie conservate. Aplicarea lor contribuie la protejarea patrimoniului documentar și la păstrarea informațiilor valoroase pentru cercetare, administrație și memoria colectivă. Cei care gestionează arhive ar trebui să își revizuiască procedurile interne astfel încât documentele cu valoare permanentă să fie identificate și păstrate corespunzător.